院属各单位、各部门：
为认真做好2011年度文件材料的清理归档工作，确保档案资料的安全完整，根据六安市档案局统一部署和要求，学院决定开展“文件材料归档月”活动。现将活动有关事项通知如下：
一、活动时间
2012年度“文件材料归档月”活动从3月15日开始，到4月15日结束。
二、活动内容和方法
（一）活动内容
2012年度“文件材料归档月”活动的主要内容是按照国家档案局第8号令的要求，修订完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，收集、整理各单位文件材料，开展文书档案和各类专业档案（会计、基建、人事、音像、照片、审计等）的整理归档工作。
（二）活动方法
按照“谁管理谁立卷”的原则，由各部门落实专门人员，认真整理2011年度本部门各类文件材料，及时做好本部门文件材料的立卷归档工作。其中，会计、基建、人事、学生档案请各具体管理职能部门整理立卷后，于6月底前移交院档案室存档。
三、几点要求
1、高度重视，落实责任。各单位、各部门要高度重视“文件材料归档月”活动，认真落实部门档案兼职人员职责，明确任务，集中时间，强化措施，扎实工作，确保“文件材料归档月”活动的顺利进行。
2、精心组织，把好质量。各单位要立即行动起来，认真组织好本单位文件材料归档活动，严格按照《归档文件整理规则》，建立案卷级目录数据库和重要文件级目录数据库，确保本单位文件材料收集齐全，立卷科学，存档及时。
3、加强管理，提升效率。院属各单位要在做好本单位文件材料归档的同时，加大部门档案信息化建设力度，同步做好电子档案建设，逐步发挥各类档案的利用效率。
4、请各单位将2011年度本单位所获奖牌、奖杯以及获奖人员证书复印件于6月底前一并交院档案室。
二〇一二年三月十二日
